Ce code de conduite des fournisseurs (CoC) décrit les normes minimales que Veltkamp impose à ses fournisseurs (tels que définis ci-dessous) lorsqu'ils font des affaires avec Veltkamp, en plus de leur conformité à toutes les lois et réglementations liées à leurs activités.
Ce code de conduite fait partie intégrante de tous les accords entre le Fournisseur et Veltkamp.
Un "fournisseur" est toute personne physique ou morale qui fournit des produits ou des services à Veltkamp. Outre les fournisseurs qui ont un accord direct avec Veltkamp, cette définition s'applique également aux sous-traitants des fournisseurs.
Les "représentants de Veltkamp" sont les employés de l'entreprise et ses représentants légaux.
Le fournisseur doit disposer de systèmes de gestion suffisants pour permettre le respect du présent CDC ou de son équivalent et de la plus stricte des deux versions, ainsi que de toutes les autres lois et réglementations pertinentes et applicables. Le fonctionnement et la qualité du système de gestion doivent correspondre à la taille, à la complexité et au risque associés à l'activité du fournisseur. Cela signifie au moins que
2.1 le fournisseur appliquera une approche systématique à l'évaluation, à l'atténuation et à la gestion des risques liés aux droits de l'homme et du travail, à la santé et à la sécurité, à la responsabilité de l'entreprise et à l'impact sur l'environnement (ci-après dénommés "questions liées au Code de conduite"),
2.2 le fournisseur fixera des objectifs de performance mesurables en ce qui concerne les questions liées au code de conduite et définira les actions pertinentes pour atteindre ces objectifs en vue d'une amélioration continue des performances,
2.3 toutes les lois, réglementations et exigences contractuelles applicables aux missions du fournisseur seront dûment appliquées et communiquées, et une formation adéquate sera dispensée aux employés et partenaires commerciaux concernés,
2.4 le fournisseur doit mettre en place des systèmes permettant de signaler les plaintes liées aux questions du code de conduite (par exemple, un système de sonnette d'alarme),
2.5 le fournisseur doit veiller à ce que ses propres fournisseurs et sous-traitants se conforment au présent code de conduite ou à son propre code de conduite équivalent. Le fournisseur est responsable des performances de ses propres fournisseurs ainsi que de son propre travail.
3.1.1 respecter les droits de l'homme et ne pas être impliqué dans des violations des droits de l'homme dans sa sphère d'influence,
3.1.2 identifient leur impact sur les droits de l'homme lorsque la nécessité d'une telle action est reconnue,
3.1.3 disposer d'options correctives suffisantes en cas de violation des droits de l'homme.
Les fournisseurs sont tenus :
3.2.1 de ne pas employer de travailleurs âgés de moins de 15 ans (14 ans dans certains pays en développement) ou n'ayant pas atteint l'âge minimum fixé par la législation nationale, en retenant le plus élevé des deux âges (conformément à la convention n° 138 de l'OIT sur le travail des enfants),
3.2.2 veillent à ce que l'emploi de jeunes ayant dépassé cet âge minimum mais n'ayant pas atteint l'âge de 18 ans ne compromette pas leur éducation, leur santé, leur sécurité ou leur moralité,
3.2.3 reconnaissent pleinement le droit des travailleurs à s'organiser, à adhérer à un syndicat et à mener des négociations collectives,
3.2.4 n'aient recours à aucune forme de travail forcé,
3.2.5 ne pratiquer aucune forme de discrimination à l'égard d'un travailleur,
3.2.6 traiter tous les travailleurs de manière équitable et respectueuse.
Les fournisseurs sont tenus :
3.3.1 de verser à leurs employés au moins le salaire minimum et les indemnités d'heures supplémentaires applicables, tels que prévus par la législation nationale ou par toutes les conventions collectives en vigueur,
3.3.2 appliquent des horaires de travail normaux, conformes aux lois et conventions collectives en vigueur et, en l'absence de telles lois ou conventions collectives, la durée normale du travail ne doit pas dépasser 48 heures par semaine,
3.3.3 accordent à tous les employés au moins un jour de repos par période de sept jours ouvrables consécutifs, sauf disposition contraire de la législation en vigueur.
Les fournisseurs sont tenus de :
4.1 se conformer à toutes les réglementations applicables en matière de santé et de sécurité au travail,
4.2 ont leur propre politique écrite en matière de santé et de sécurité, démontrent que la direction s'engage à mettre en œuvre cette politique et ont délégué les responsabilités de cette politique au sein de l'organisation,
4.3 s'assurer que toutes les ressources opérationnelles, telles que les règles et procédures, sont en place et communiquées à tous les employés,
4.4 assurer des procédures d'urgence et d'intervention efficaces,
4.5 promouvoir la sensibilisation de ses employés aux questions de santé et de sécurité, assurer une réflexion axée sur la sécurité grâce à une communication ouverte et s'assurer que son propre personnel a reçu une formation adéquate,
4.6 mesurer et contrôler ses propres performances et risques en matière de santé et de sécurité par le biais d'inspections et d'audits du lieu de travail correctement mis en œuvre,
4.7 signaler et enquêter sur tous les incidents liés à la santé et à la sécurité.
Les fournisseurs sont tenus :
5.1 se conforment à toutes les exigences environnementales définies dans la législation et la réglementation applicables ainsi que dans les permis environnementaux,
5.2 délèguent les responsabilités en matière d'environnement au sein de leur organisation,
5.3 veillent à ce que leurs employés disposent d'un savoir-faire et d'une expérience suffisants en matière d'environnement, ainsi que des outils leur permettant d'assumer efficacement leurs responsabilités,
5.4 veiller à ce que des instructions écrites concernant tous les processus ayant un impact potentiel sur l'environnement, tels que le stockage et la manipulation de matières dangereuses, soient disponibles et que les informations pertinentes soient communiquées à tous les employés concernés,
5.5 agir de manière proactive dans la prévention des situations d'urgence et veiller à pouvoir réagir de manière appropriée à de tels incidents, en analysant, identifiant et mettant en œuvre des mesures préventives et correctives,
5.6 traiter systématiquement les infractions et les plaintes et les communiquer aux employés et aux parties prenantes externes, y compris Veltkamp, si l'entreprise a subi un préjudice de ce fait,
5.7 fournir à Veltkamp les fiches de données de sécurité (FDS) à jour, le cas échéant, ainsi que tous les autres documents et informations pertinents demandés par Veltkamp
Le Fournisseur doit exercer ses activités en totale conformité avec le Code de conduite et les Conditions générales de livraison de Veltkamp. Cela signifie notamment que le Fournisseur :
6.1 doit exercer ses activités dans le strict respect de toutes les lois applicables en matière d'antitrust et de concurrence loyale,
6.2 doit éviter toute situation donnant lieu à un conflit d'intérêts entre le Fournisseur et Veltkamp,
6.3 doit agir conformément à toutes les lois anticorruption en vigueur, notamment en refusant d'accepter des pots-de-vin ou de verser des sommes à titre de facilitation, ni de remettre quoi que ce soit de valeur, dans l'intention de conclure une affaire ou d'obtenir un profit ou un avantage quelconque,
6.4 doit agir conformément à toutes les règles et prescriptions relatives aux exigences de sécurité et de qualité des produits et services, y compris les règles définies par Veltkamp,
6.5 doit enregistrer et communiquer de manière transparente et précise toutes les données concernant les activités commerciales, l'organisation de l'entreprise, la situation financière et les performances, conformément à la législation et à la réglementation en vigueur.
Lorsque le Fournisseur fait affaire avec Veltkamp, cela signifie notamment que :
6.6 les représentants de Veltkamp prendront toujours en charge leurs propres frais de déplacement et de séjour lors de visites chez le Fournisseur, de conférences, de visites d'usines de référence, etc.,
6.7 Aucun cadeau, hospitalité ou indemnité de frais ne sera offert aux Veltkamp Vertegenwoordigers qui pourrait être considéré comme déraisonnable ou inapproprié au regard des transactions commerciales potentielles.
Les Fournisseurs sont tenus :
7.1 de signaler immédiatement à Veltkamp toute violation du présent Code de conduite. Le Fournisseur et l'ensemble de ses employés peuvent signaler ces problèmes en toute confidentialité au Responsable QHSE et Audit interne.
7.2 de fournir, à la demande de Veltkamp, des informations et des données concernant les aspects mentionnés dans le présent Code de conduite, sauf si cela est incompatible avec ses obligations légales en matière de divulgation d'informations.
7.3 Autoriser Veltkamp, ou des tiers désignés par Veltkamp et jugés raisonnablement acceptables par le Fournisseur, à réaliser, en présence du Fournisseur, un audit des activités du Fournisseur relevant du présent Code de conduite, y compris, sans s’y limiter, les installations du Fournisseur et les passages pertinents des livres et registres. À la demande du Fournisseur, toutes les parties impliquées dans un tel audit concluront un accord de confidentialité concernant les faits mis en évidence par l'audit.
8.1 Si Veltkamp constate que le Fournisseur ne respecte pas les exigences et les attentes décrites dans le présent Code de conduite, Veltkamp lui donnera des instructions et lui indiquera les points à corriger ou à améliorer. Le Fournisseur devra alors prendre immédiatement les mesures correctives indiquées par Veltkamp. Veltkamp se réserve néanmoins le droit d'annuler les commandes en cours, de suspendre les commandes futures ou de résilier le contrat avec le Fournisseur en cas de violation du présent Code de conduite.
8.2 Si le contrat principal entre Veltkamp et le Fournisseur, dont le présent Code de conduite constitue une annexe, contient d'autres clauses de résiliation, les deux parties conviennent néanmoins qu'une violation du présent Code de conduite peut être considérée comme une rupture de contrat donnant à Veltkamp le droit de résilier le contrat.