Este Código de Conducta para Proveedores (CoC) describe los estándares mínimos que Veltkamp impone a sus proveedores (como se define a continuación) cuando hacen negocios con Veltkamp, además de cumplir con todas las leyes y regulaciones relacionadas con sus actividades.
Este código de conducta forma parte integral de todos los acuerdos entre el Proveedor y Veltkamp.
Un "Proveedor" es cualquier persona física o jurídica que suministre productos o servicios a Veltkamp. Además de los proveedores, que tienen un acuerdo directo con Veltkamp, esta definición también se aplica a los subcontratistas de los proveedores.
"Representantes de Veltkamp" se refiere a los empleados de la empresa y a sus representantes legales.
El proveedor debe disponer de sistemas de gestión suficientes para permitir el cumplimiento de este CoC, o el cumplimiento de su propio equivalente y la más estricta de las dos versiones, así como de todas las demás leyes y reglamentos pertinentes y aplicables. El funcionamiento y la calidad del sistema de gestión deben corresponderse con el tamaño, la complejidad y el riesgo asociados a la actividad del Proveedor. Esto significa, como mínimo, que
2.1 el Proveedor aplicará un enfoque sistemático a la evaluación, mitigación y gestión de los riesgos relacionados con los derechos humanos y laborales, la salud y la seguridad, la responsabilidad corporativa y los impactos medioambientales (en lo sucesivo, "cuestiones del Código de Conducta"),
2.2 el Proveedor establecerá objetivos de rendimiento mensurables en relación con las Cuestiones del Código de Conducta y definirá las acciones pertinentes para la consecución de dichos objetivos con vistas a la mejora continua del rendimiento,
2.3 se aplicarán y comunicarán debidamente todas las leyes, reglamentos y requisitos contractuales aplicables relacionados con las tareas del Proveedor, y se proporcionará la formación adecuada a los empleados y socios comerciales pertinentes,
2.4 el Proveedor dispondrá de sistemas que permitan la notificación de quejas relacionadas con cuestiones del Código de Conducta (por ejemplo, un sistema de timbre),
2.5 el Proveedor deberá garantizar y controlar adecuadamente que sus propios proveedores y subcontratistas cumplen este Código de Conducta o su propio Código de Conducta equivalente. El Proveedor es responsable del rendimiento de sus propios proveedores, así como de su propio trabajo.
3.1.1 respeten los derechos humanos y no estén implicados en violaciones de los derechos humanos dentro de su esfera de influencia,
3.1.2 identifiquen sus impactos sobre los derechos humanos cuando se acuerde la necesidad de tal acción,
3.1.3 dispongan de suficientes opciones de reparación en caso de violación de los derechos humanos.
Se espera que los proveedores:
3.2.1 no contraten a trabajadores menores de 15 años (14 en determinados países en desarrollo) o menores de la edad mínima establecida por la legislación nacional, aplicándose la mayor de ambas edades (de conformidad con el Convenio n.º 138 de la OIT sobre el trabajo infantil),
3.2.2 velen por que el empleo de jóvenes que superen dicha edad mínima pero sean menores de 18 años no ponga en peligro su educación, salud, seguridad o moralidad,
3.2.3 reconozcan plenamente el derecho de los trabajadores a organizarse, a afiliarse a un sindicato y a llevar a cabo negociaciones colectivas,
3.2.4 no recurran a ninguna forma de trabajo forzoso,
3.2.5 no discriminar a ningún trabajador,
3.2.6 tratar a todos los trabajadores de forma justa y respetuosa.
Se espera que los proveedores:
3.3.1 paguen a los trabajadores, como mínimo, el salario mínimo y las prestaciones por horas extras vigentes, tal y como establecen la legislación nacional o los convenios colectivos aplicables,
3.3.2 apliquen horarios de trabajo normales, que se ajusten a las leyes y convenios colectivos vigentes y, en ausencia de tales leyes o convenios colectivos, el horario de trabajo habitual no supere las 48 horas semanales,
3.3.3 ofrezcan a todos los empleados al menos un día de descanso cada siete días laborables consecutivos, salvo que las leyes vigentes dispongan lo contrario.
Se espera que los proveedores:
4.1 cumplir con todas las normas de salud y seguridad ocupacional aplicables,
4.2 tener su propia política escrita de salud y seguridad, demostrar que la gerencia está comprometida con la implementación de esta política y haber delegado las responsabilidades de esta política dentro de la organización,
4.3 asegurarse de que todos los recursos operativos, como reglas y procedimientos, estén implementados y comunicados a todos los empleados,
4.4 asegurar procedimientos efectivos de emergencia y respuesta,
4.5 promover la conciencia de sus empleados sobre cuestiones de salud y seguridad, garantizar un pensamiento orientado a la seguridad a través de una comunicación abierta y asegurarse de que su propio personal haya recibido la capacitación adecuada,
4.6 medir y controlar su propio desempeño y riesgos de salud y seguridad a través de inspecciones y auditorías en el lugar de trabajo implementadas adecuadamente,
4.7 informar e investigar todos los incidentes relacionados con la salud y la seguridad.
Se espera que los proveedores:
5.1 cumplan todos los requisitos medioambientales establecidos en la legislación y normativa pertinentes, así como en las autorizaciones medioambientales,
5.2 deleguen las responsabilidades en materia medioambiental dentro de su organización,
5.3 se aseguren de que sus empleados dispongan de los conocimientos y la experiencia suficientes en materia medioambiental, así como de los recursos que les permitan actuar de forma eficaz en el cumplimiento de sus responsabilidades,
5.4 garantizar que se disponga de instrucciones escritas relativas a todos los procesos con posibles efectos medioambientales, como el almacenamiento y la manipulación de materiales peligrosos, y que la información pertinente se comunique a todos los empleados implicados,
5.5 actuar de forma proactiva en la prevención de situaciones de emergencia y garantizar la capacidad de responder adecuadamente a tales incidentes, mediante el análisis, la identificación y la implementación de medidas preventivas y correctivas,
5.6 gestionar de forma sistemática las infracciones y las reclamaciones y comunicarlas a los empleados y a las partes interesadas externas, incluida Veltkamp, si la empresa se ha visto perjudicada por ello,
5.7 proporcionar a Veltkamp las fichas de datos de seguridad de los materiales (MSDS o SDS) actualizadas, según corresponda, y todos los demás documentos e información relevantes que Veltkamp solicite
El Proveedor deberá llevar a cabo sus actividades en plena conformidad con el Código de Conducta y las Condiciones de Suministro de Veltkamp. Esto implica, entre otras cosas, que el Proveedor:
6.1 deberá desarrollar su actividad respetando plenamente todas las leyes vigentes en materia de defensa de la competencia y de competencia leal,
6.2 debe evitar situaciones en las que exista un conflicto de intereses entre el Proveedor y Veltkamp,
6.3 debe actuar de conformidad con todas las leyes anticorrupción vigentes, entre otras cosas, negándose a aceptar sobornos o a pagar cantidades en concepto de «dinero de aceleración», ni a entregar nada de valor, con la intención de hacer negocios u obtener algún beneficio o ventaja,
6.4 debe actuar de conformidad con todas las normas y reglamentos relativos a los requisitos de seguridad y calidad de los productos y servicios, incluidas las normas definidas por Veltkamp,
6.5 debe registrar y comunicar de forma transparente y precisa todos los datos relativos a las actividades comerciales, la organización empresarial, la situación financiera y los resultados, de conformidad con la legislación y la normativa vigentes.
Cuando el Proveedor haga negocios con Veltkamp, esto significa, entre otras cosas, que:
6.6 Los Representantes de Veltkamp siempre pagarán sus propios gastos de viaje y estancia en visitas al Proveedor, conferencias, fábricas de referencia, etc.,
6.7 No se ofrecerán a los representantes de Veltkamp regalos, hospitalidad ni dietas que puedan considerarse irrazonables o inapropiados con respecto a posibles transacciones comerciales.
Se espera que los proveedores:
7.1 comuniquen inmediatamente a Veltkamp cualquier incumplimiento del presente Código de Conducta. El proveedor y todos sus empleados podrán comunicar de forma confidencial cualquier incidencia al Responsable de QHSE y Auditoría Interna.
7.2 faciliten, a petición de Veltkamp, información y datos relativos a los aspectos mencionados en el presente Código de Conducta, salvo que ello sea incompatible con sus obligaciones legales en materia de divulgación de información.
7.3 Permitir que Veltkamp, o terceros designados por Veltkamp que sean razonablemente aceptables para el Proveedor, en presencia del Proveedor, realicen una auditoría de las actividades del Proveedor que estén sujetas al presente Código de Conducta, incluyendo, entre otros, las instalaciones del Proveedor y los pasajes pertinentes de los libros y registros. A petición del Proveedor, todas las partes implicadas en dicha auditoría firmarán un acuerdo de confidencialidad en relación con las circunstancias que salgan a la luz durante la misma.
8.1 Si Veltkamp descubre que el Proveedor no cumple los requisitos y expectativas descritos en el presente Código de Conducta, Veltkamp le dará instrucciones y le indicará qué aspectos deben corregirse o mejorarse. El Proveedor deberá entonces tomar medidas correctivas de inmediato, tal y como le haya indicado Veltkamp. No obstante, Veltkamp se reserva el derecho de cancelar los pedidos en curso, suspender los pedidos futuros o rescindir el contrato con los Proveedores en caso de incumplimiento del presente Código de Conducta.
8.2 Si el contrato principal entre Veltkamp y el Proveedor, del que el presente Código de Conducta constituye un anexo, contuviera otras cláusulas de resolución, ambas partes aceptarán, no obstante, que el incumplimiento del presente Código de Conducta podrá considerarse un incumplimiento contractual que da derecho a Veltkamp a resolver el contrato.