Dieser Verhaltenskodex für Lieferanten (CoC) beschreibt die Mindeststandards, die Veltkamp seinen Lieferanten (wie unten definiert) auferlegt, wenn sie mit Veltkamp Geschäfte tätigen, zusätzlich zu deren Einhaltung aller Gesetze und Vorschriften im Zusammenhang mit ihren Aktivitäten.
Dieser Verhaltenskodex ist Bestandteil aller Vereinbarungen zwischen dem Lieferanten und Veltkamp.
Ein "Lieferant" ist jede natürliche oder juristische Person, die Produkte oder Dienstleistungen für Veltkamp bereitstellt. Neben den Lieferanten, die einen direkten Vertrag mit Veltkamp haben, gilt diese Definition auch für die Subunternehmer der Lieferanten.
"Vertreter von Veltkamp" bezieht sich auf die Mitarbeiter des Unternehmens und seine gesetzlichen Vertreter.
Der Lieferant muss über ausreichende Managementsysteme verfügen, um die Einhaltung dieses CoC oder die Einhaltung seiner eigenen gleichwertigen und der strengsten der beiden Versionen sowie aller anderen relevanten und anwendbaren Gesetze und Vorschriften zu ermöglichen. Die Funktionsweise und Qualität des Managementsystems muss der Größe, der Komplexität und dem Risiko des Geschäfts des Lieferanten entsprechen. Dies bedeutet zumindest, dass:
2.1 der Lieferant wendet einen systematischen Ansatz zur Bewertung, Abschwächung und Steuerung von Risiken im Zusammenhang mit Menschen- und Arbeitnehmerrechten, Gesundheit und Sicherheit, Unternehmensverantwortung und Umweltauswirkungen (im Folgenden als "Fragen des Verhaltenskodex" bezeichnet) an,
2.2 der Lieferant setzt sich messbare Leistungsziele in Bezug auf Fragen des Verhaltenskodex und definiert die entsprechenden Maßnahmen zur Erreichung dieser Ziele im Hinblick auf eine kontinuierliche Leistungsverbesserung,
2.3 alle anwendbaren Gesetze, Vorschriften und vertraglichen Anforderungen, die sich auf die Aufgaben des Lieferanten beziehen, werden ordnungsgemäß angewandt und kommuniziert, wobei die betroffenen Mitarbeiter und Geschäftspartner angemessen geschult werden,
2.4 der Lieferant muss über Systeme verfügen, die es ermöglichen, Beschwerden im Zusammenhang mit dem Verhaltenskodex zu melden (z. B. ein Klingelsystem),
2.5 der Lieferant muss in angemessener Weise sicherstellen und überwachen, dass seine eigenen Lieferanten und Unterauftragnehmer diesen Verhaltenskodex oder seinen eigenen gleichwertigen Verhaltenskodex einhalten. Der Lieferant haftet für die Leistung seiner eigenen Lieferanten wie für seine eigene Arbeit.
3.1.1 die Menschenrechte respektieren und sich nicht an Menschenrechtsverletzungen in ihrem Einflussbereich beteiligen,
3.1.2 ihre Auswirkungen auf die Menschenrechte identifizieren, wenn ein entsprechender Handlungsbedarf festgestellt wurde,
3.1.3 über ausreichende Abhilfemöglichkeiten im Falle von Menschenrechtsverletzungen verfügen.
Lieferanten sind verpflichtet:
3.2.1 keine Arbeitnehmer unter 15 Jahren (in bestimmten Entwicklungsländern 14 Jahre) oder unter dem im nationalen Recht festgelegten Mindestalter zu beschäftigen, sondern das höhere der beiden Altersgrenzen (gemäß ILO-Übereinkommen 138 über Kinderarbeit).
3.2.2 sicherzustellen, dass die Beschäftigung von Jugendlichen über dem Mindestalter, aber unter 18 Jahren, deren Ausbildung, Gesundheit, Sicherheit oder Moral nicht gefährdet.
3.2.3 das Recht der Arbeitnehmer auf gewerkschaftliche Organisierung, den Beitritt zu einer Gewerkschaft und das Recht auf Tarifverhandlungen uneingeschränkt anzuerkennen.
3.2.4 keine Form von Zwangsarbeit zu betreiben.
3.2.5 keinen Arbeitnehmer zu diskriminieren.
3.2.6 alle Arbeitnehmer fair und respektvoll zu behandeln.
Von Lieferanten wird erwartet, dass sie:
3.3.1 den Arbeitnehmern mindestens den Mindestlohn und die geltenden Überstundenzuschläge zahlen, wie sie in den nationalen Rechtsvorschriften oder allen geltenden Tarifverträgen festgelegt sind,
3.3.2 normale Arbeitszeiten anwenden, die den geltenden Gesetzen und Tarifverträgen entsprechen; in Ermangelung solcher Gesetze oder Tarifverträge darf die reguläre Arbeitszeit 48 Stunden pro Woche nicht überschreiten,
3.3.3 allen Arbeitnehmern mindestens einen Ruhetag innerhalb von sieben aufeinanderfolgenden Arbeitstagen gewähren, sofern nicht durch geltende Gesetze anders geregelt.
Von Lieferanten wird Folgendes erwartet:
4.1 alle geltenden Arbeitsschutzvorschriften einhalten,
4.2 über eine eigene schriftliche Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinie verfügen, zeigen, dass sich das Management für die Umsetzung dieser Richtlinie einsetzt, und die Verantwortlichkeiten für diese Richtlinie innerhalb der Organisation delegiert haben,
4.3 sicherstellen, dass alle betrieblichen Ressourcen, wie Regeln und Verfahren, vorhanden sind und allen Mitarbeitern mitgeteilt werden,
4.4 Gewährleistung wirksamer Notfall- und Reaktionsverfahren,
4.5 das Bewusstsein seiner Mitarbeiter für Gesundheits- und Sicherheitsthemen zu fördern, durch offene Kommunikation für sicherheitsorientiertes Denken zu sorgen und für eine angemessene Schulung des eigenen Personals zu sorgen,
4.6 die eigene Gesundheits- und Sicherheitsleistung und -risiken durch ordnungsgemäß durchgeführte Arbeitsplatzinspektionen und Audits messen und kontrollieren,
4.7 alle Vorfälle im Zusammenhang mit Gesundheit und Sicherheit melden und untersuchen.
Von Lieferanten wird erwartet, dass sie:
5.1 alle Umweltanforderungen erfüllen, die in den einschlägigen Gesetzen, Vorschriften und Umweltgenehmigungen festgelegt sind,
5.2 die Verantwortung für Umweltbelange innerhalb ihrer Organisation delegieren,
5.3 sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter über ausreichendes Fachwissen und Erfahrung in Bezug auf Umweltbelange sowie über die Hilfsmittel verfügen, die es ihnen ermöglichen, ihre Aufgaben wirksam zu erfüllen,
5.4 sicherzustellen, dass schriftliche Anweisungen zu allen Prozessen mit potenziellen Umweltauswirkungen, wie beispielsweise die Lagerung und der Umgang mit gefährlichen Stoffen, verfügbar sind und dass die relevanten Informationen an alle betroffenen Mitarbeiter weitergegeben werden,
5.5 proaktiv zur Vermeidung von Notfällen beizutragen und die Möglichkeit zu schaffen, auf solche Vorfälle angemessen zu reagieren, indem vorbeugende und korrigierende Maßnahmen analysiert, identifiziert und umgesetzt werden,
5.6 Verstöße und Beschwerden systematisch zu behandeln und diese den Mitarbeitern und externen Stakeholdern, darunter Veltkamp, mitzuteilen, wenn dem Unternehmen dadurch Schaden entstanden ist,
5.7 Veltkamp mit aktuellen Sicherheitsdatenblättern (MSDS oder SDS), sofern zutreffend, sowie allen anderen relevanten Dokumenten und Informationen zu versorgen, die von Veltkamp angefordert werden
Der Lieferant muss seine Geschäfte in voller Übereinstimmung mit den Verhaltensregeln und Lieferbedingungen von Veltkamp führen. Dies bedeutet unter anderem, dass der Lieferant:
6.1 seine Geschäfte unter vollständiger Einhaltung aller geltenden Kartell- und Wettbewerbsgesetze führen muss,
6.2 Situationen vermeiden muss, in denen ein Interessenkonflikt zwischen dem Lieferanten und Veltkamp besteht,
6.3 gemäß allen geltenden Antikorruptionsgesetzen handeln muss, unter anderem indem er es ablehnt, Bestechungsgelder anzunehmen oder Schmiergeldzahlungen zu leisten oder etwas von Wert zu übergeben, mit der Absicht, Geschäfte zu tätigen oder einen Gewinn oder Vorteil zu erlangen,
6.4 muss alle Regeln und Vorschriften in Bezug auf die Sicherheits- und Qualitätsanforderungen für Produkte und Dienstleistungen einhalten, einschließlich der von Veltkamp festgelegten Regeln,
6.5 muss alle Daten bezüglich der geschäftlichen Aktivitäten, der Unternehmensorganisation, der finanziellen Situation und der Leistungen gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften transparent und genau erfassen und melden.
Wenn der Lieferant mit Veltkamp Geschäfte tätigt, bedeutet dies unter anderem, dass:
6.6 Veltkamp-Vertreter stets ihre eigenen Reise- und Aufenthaltskosten bei Besuchen beim Lieferanten, auf Konferenzen, in Referenzwerken usw. selbst tragen,
6.7 Es dürfen keine Geschenke, Bewirtungen oder Spesenvergütungen an Veltkamp Vertegenwoordigers angeboten werden, die im Hinblick auf potenzielle Geschäftstransaktionen als unangemessen oder unangebracht angesehen werden könnten.
Von Lieferanten wird erwartet, dass sie:
7.1 jeden Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex unverzüglich an Veltkamp melden. Der Lieferant und alle seine Mitarbeiter dürfen Probleme vertraulich an den Leiter QHSE und Interne Revision melden.
7.2 auf Anfrage von Veltkamp Informationen und Daten zu den in diesem Verhaltenskodex genannten Aspekten zur Verfügung zu stellen, sofern dies nicht im Widerspruch zu ihren gesetzlichen Verpflichtungen zur Offenlegung von Informationen steht.
7.3 Veltkamp oder von Veltkamp beauftragten Dritten, die für den Lieferanten zumutbar sind, in Anwesenheit des Lieferanten zu gestatten, eine Prüfung der Aktivitäten des Lieferanten durchzuführen, die unter diesen Verhaltenskodex fallen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Einrichtungen des Lieferanten und relevante Auszüge aus den Büchern und Unterlagen. Auf Verlangen des Lieferanten schließen alle an einem solchen Audit beteiligten Parteien eine Vertraulichkeitsvereinbarung hinsichtlich der durch das Audit aufgedeckten Umstände ab.
8.1 Stellt Veltkamp fest, dass der Lieferant die in diesem Verhaltenskodex beschriebenen Anforderungen und Erwartungen nicht erfüllt, wird Veltkamp Anweisungen erteilen und angeben, welche Punkte korrigiert oder verbessert werden müssen. Der Lieferant muss dann unverzüglich gemäß den Anweisungen von Veltkamp Abhilfemaßnahmen ergreifen. Veltkamp behält sich jedoch das Recht vor, laufende Aufträge zu stornieren, zukünftige Aufträge auszusetzen oder den Vertrag mit dem Lieferanten im Falle eines Verstoßes gegen diesen Verhaltenskodex zu kündigen.
8.2 Sollte der Hauptvertrag zwischen Veltkamp und dem Lieferanten, zu dem dieser Verhaltenskodex einen Anhang bildet, andere Klauseln zur Kündigung enthalten, gehen beide Parteien dennoch davon aus, dass ein Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex als Vertragsbruch angesehen werden kann, der Veltkamp das Recht gibt, den Vertrag zu kündigen.