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Este Código de Conducta para Proveedores (CoC) describe los estándares mínimos que Veltkamp impone a sus proveedores (como se define a continuación) cuando hacen negocios con Veltkamp, además de cumplir con todas las leyes y regulaciones relacionadas con sus actividades.
Este código de conducta forma parte integral de todos los acuerdos entre el Proveedor y Veltkamp.
Un "Proveedor" es cualquier persona física o jurídica que suministre productos o servicios a Veltkamp. Además de los proveedores, que tienen un acuerdo directo con Veltkamp, esta definición también se aplica a los subcontratistas de los proveedores.
"Representantes de Veltkamp" se refiere a los empleados de la empresa y a sus representantes legales.
El proveedor debe disponer de sistemas de gestión suficientes para permitir el cumplimiento de este CoC, o el cumplimiento de su propio equivalente y la más estricta de las dos versiones, así como de todas las demás leyes y reglamentos pertinentes y aplicables. El funcionamiento y la calidad del sistema de gestión deben corresponderse con el tamaño, la complejidad y el riesgo asociados a la actividad del Proveedor. Esto significa, como mínimo, que
2.1 el Proveedor aplicará un enfoque sistemático a la evaluación, mitigación y gestión de los riesgos relacionados con los derechos humanos y laborales, la salud y la seguridad, la responsabilidad corporativa y los impactos medioambientales (en lo sucesivo, "cuestiones del Código de Conducta"),
2.2 el Proveedor establecerá objetivos de rendimiento mensurables en relación con las Cuestiones del Código de Conducta y definirá las acciones pertinentes para la consecución de dichos objetivos con vistas a la mejora continua del rendimiento,
2.3 se aplicarán y comunicarán debidamente todas las leyes, reglamentos y requisitos contractuales aplicables relacionados con las tareas del Proveedor, y se proporcionará la formación adecuada a los empleados y socios comerciales pertinentes,
2.4 el Proveedor dispondrá de sistemas que permitan la notificación de quejas relacionadas con cuestiones del Código de Conducta (por ejemplo, un sistema de timbre),
2.5 el Proveedor deberá garantizar y controlar adecuadamente que sus propios proveedores y subcontratistas cumplen este Código de Conducta o su propio Código de Conducta equivalente. El Proveedor es responsable del rendimiento de sus propios proveedores, así como de su propio trabajo.
3.1.1 respeten los derechos humanos y no estén implicados en violaciones de los derechos humanos dentro de su esfera de influencia,
3.1.2 identifiquen sus impactos sobre los derechos humanos cuando se acuerde la necesidad de tal acción,
3.1.3 dispongan de suficientes opciones de reparación en caso de violación de los derechos humanos.
Se espera que los proveedores:
3.2.1 no empleen a trabajadores menores de 15 años (14 en determinados países en desarrollo) o por debajo de la edad mínima establecida por la legislación nacional, la que sea superior (de acuerdo con el Convenio 138 de la OIT sobre trabajo infantil),
3.2.2 garantizar que el empleo de jóvenes por encima de esa edad mínima pero por debajo de los 18 años no ponga en peligro su educación, salud, seguridad o moralidad,
3.2.3 reconocer plenamente el derecho de los trabajadores a organizarse, el derecho a pertenecer a un sindicato y a participar en negociaciones colectivas
3.2.4 no aplicar formas de trabajo involuntario
3.2.5 no discriminar a ningún trabajador
3.2.6 tratar a todos los empleados con equidad y respeto.
Se espera que los proveedores:
3.3.1 paguen a los empleados al menos el salario mínimo y los complementos aplicables por horas extraordinarias, tal y como estipula la legislación nacional o todos los convenios colectivos aplicables,
3.3.2 apliquen un horario de trabajo normal de acuerdo con la legislación y los convenios colectivos aplicables y, en ausencia de dicha legislación o convenios colectivos, el horario de trabajo normal no superará las 48 horas semanales.
3.3.3 proporcionar a todos los empleados al menos un día de descanso dentro de siete días laborables consecutivos, a menos que la legislación aplicable regule lo contrario.
Se espera que los proveedores:
4.1 cumplir con todas las normas de salud y seguridad ocupacional aplicables,
4.2 tener su propia política escrita de salud y seguridad, demostrar que la gerencia está comprometida con la implementación de esta política y haber delegado las responsabilidades de esta política dentro de la organización,
4.3 asegurarse de que todos los recursos operativos, como reglas y procedimientos, estén implementados y comunicados a todos los empleados,
4.4 asegurar procedimientos efectivos de emergencia y respuesta,
4.5 promover la conciencia de sus empleados sobre cuestiones de salud y seguridad, garantizar un pensamiento orientado a la seguridad a través de una comunicación abierta y asegurarse de que su propio personal haya recibido la capacitación adecuada,
4.6 medir y controlar su propio desempeño y riesgos de salud y seguridad a través de inspecciones y auditorías en el lugar de trabajo implementadas adecuadamente,
4.7 informar e investigar todos los incidentes relacionados con la salud y la seguridad.
Se espera que los proveedores:
5.1 cumplir con todos los requisitos ambientales establecidos en las leyes y reglamentos pertinentes y permisos ambientales,
5.2 delegar responsabilidades en temas ambientales dentro de su organización,
5.3 asegurarse de que sus empleados tengan suficientes conocimientos y experiencia en relación con los problemas ambientales, y las herramientas que les permitan actuar de manera efectiva con respecto a sus responsabilidades,
5.4 asegurarse de que las instrucciones escritas sobre todos los procesos con impactos ambientales potenciales, como el almacenamiento y manejo de materiales peligrosos, estén disponibles y que la información relevante se comunique a todos los empleados involucrados,
5.5 ser proactivo en la prevención de emergencias y garantizar la capacidad de responder adecuadamente a tales ocurrencias analizando, identificando e implementando medidas preventivas y correctivas,
5.6 tratar sistemáticamente las infracciones y quejas y comunicarlas a los empleados y partes interesadas externas, incluida Veltkamp, si la empresa resultó perjudicada como resultado,
5.7 Proporcione a Veltkamp las hojas de datos de seguridad de materiales (MSDS o SDS) actualizadas, según corresponda, y cualquier otro documento e información relevante solicitado por Veltkamp.
El Proveedor debe llevar a cabo su actividad empresarial en pleno cumplimiento de las Condiciones de Suministro de las Normas de Conducta de Veltkamp. Esto significa, entre otras cosas, que el Proveedor
6.1 debe llevar a cabo sus negocios en pleno cumplimiento de todas las leyes antimonopolio y de competencia leal aplicables,
6.2 debe evitar situaciones en las que exista un conflicto de intereses entre el Proveedor y Veltkamp,
6.3 deberá actuar de conformidad con todas las leyes anticorrupción aplicables, lo que incluye negarse a aceptar sobornos o pagar sobornos tempo, ni entregar nada de valor, con la intención de hacer negocios u obtener algún beneficio o ventaja
6.4 debe actuar de acuerdo con todas las normas y reglamentos relativos a los requisitos de seguridad y calidad de los productos y servicios, incluidos los definidos por Veltkamp,
6.5 revelará de forma transparente y precisa todos los datos relativos a las actividades empresariales, la organización empresarial, la situación financiera
y el rendimiento de conformidad con las leyes y reglamentos aplicables deberán ser registrados y comunicados.
Cuando el Proveedor haga negocios con Veltkamp, esto significa, entre otras cosas, que:
6.6 Los Representantes de Veltkamp correrán siempre con sus propios gastos de viaje y alojamiento cuando visiten al Proveedor, conferencias, fábricas de referencia, etc,
6.7 No se ofrecerán a los Representantes de Veltkamp regalos, hospitalidad o dietas de gastos que puedan considerarse poco razonables o inapropiados en relación con posibles transacciones comerciales.
Se espera que los proveedores:
7.1 informen inmediatamente a Veltkamp de cualquier incumplimiento de este Código de Conducta. El proveedor y todos sus empleados podrán informar confidencialmente a
Jefe de QHSE y Auditoría Interna.
7.2 Facilitar, a petición de Veltkamp, información y datos relativos a los aspectos recogidos en este Código de Conducta, salvo que ello sea incompatible con sus obligaciones legales de divulgación.
7.3 Permitir a Veltkamp, o a terceros designados por Veltkamp y razonablemente aceptables para el Proveedor, en presencia del Proveedor, llevar a cabo una auditoría de las actividades del Proveedor cubiertas por este Código de Conducta, incluyendo pero no limitándose a las instalaciones del Proveedor y pasajes relevantes de sus libros y registros. A petición del Proveedor, todas las partes implicadas en dicha auditoría suscribirán un acuerdo de confidencialidad en relación con las circunstancias reveladas por la auditoría.
8.1 Si Veltkamp descubre que el Proveedor no cumple con los requisitos y expectativas descritos en este Código de Conducta, Veltkamp emitirá instrucciones e indicará qué asuntos deben corregirse o mejorarse. A continuación, el Proveedor deberá adoptar inmediatamente las medidas correctoras indicadas por Veltkamp. No obstante, Veltkamp se reserva el derecho de anular pedidos en curso, suspender pedidos futuros o disolver el contrato con los Proveedores en caso de incumplimiento del presente Código de Conducta.
8.2 Si el contrato principal entre Veltkamp y el Proveedor, del que este Código de Conducta forma un Anexo, puede contener otras cláusulas de disolución, ambas partes asumen, no obstante, que el incumplimiento de este Código de Conducta puede considerarse un incumplimiento de contrato que da derecho a Veltkamp a disolver el contrato.
